Word跟Excel合并打印怎么做？Word邮件合并的完整步骤

Word跟Excel合并打印，最稳妥的做法是把Excel每一行当作一位收件人的资料，再让Word把姓名、地址、编号等字段填进同一份模板。整理好名单后，在Word的【邮件】选项卡连接Excel，插入合并域，预览多条记录并输出。这样制作通知、证书、邀请函或地址标签时，不必手动复制粘贴每个人的信息。

把Excel名单整理成Word能读取的数据源

Excel的第一行只放字段名，例如姓名、部门、地址、联系电话和证书编号。从第二行开始，一行代表一位收件人。要合并的资料放在第一张工作表，连接Word前完成修改并保存。姓名、姓氏或地址如果需要在Word的不同位置出现，就应拆成不同列，不要指望Word从一个混合单元格里自动判断。

字段名	一行示例	在Word中的用途
姓名	张明	称呼或落款
部门	技术部	通知内容或抬头
证书编号	00128	编号位置

邮编、工号、证书编号这类可能以0开头的数据，要在Excel中设置为【文本】。否则Excel会把00128显示成128，合并后也无法恢复原来的编号。日期、金额和百分比同样先检查格式，避免Word读入后出现不符合预期的显示。

从CSV或文本文件导入名单，先看清文件结构。

如果名单原本是CSV或TXT文件，在Excel的【数据】中导入时，查看是否有标题行。导入向导的第一步用于选择分隔方式，文件有首行字段名时要勾选相应选项。

分隔符必须和原文件一致。

CSV常用逗号分隔，有些导出的名单会使用制表符。预览区应能看到“姓名”“地址”等内容落在不同列里。整行文字若挤在一列，回到上一步改分隔符，不必导入后再逐格拆分。

编号列在导入时就设为文本。

在最后一步选中邮编、工号或其他固定长度编码的列，把【列数据格式】设为【文本】。完成导入后保存工作簿，后续就可以把它作为邮件合并的数据源。

在Word中完成连接、字段和输出

连接收件人并筛选名单

先在Word写好所有人共用的内容，例如标题、正文、签名区和表格边框。打开【邮件】→【选择收件人】→【使用现有列表】，选择保存好的Excel文件。工作簿有多个工作表时，选择字段名和名单都正确的那一张。

连接后打开【编辑收件人列表】。这里能看到Word实际读取到的每一条记录，可以取消测试行、临时排除不需要的人，也可以按部门或其他列筛选。名单数量明显不对，不要急着插入字段，查看工作表或数据范围是否选错。

把变化内容插入Word模板

把光标放到姓名、部门、地址或编号应出现的位置，使用【邮件】→【插入合并域】，选择对应字段。比如称呼可写成“尊敬的【姓名】”，地址需要分行时分别插入【地址一】和【地址二】。Word此时显示的是字段占位符，并不会马上显示真实姓名，这是正常状态。

地址块和问候语适合标准信函。证书编号、部门名称等自定义内容，更适合直接插入对应的合并域。字段名与Excel表头不一致，就回到Excel改表头并保存，然后重新连接数据源。不要在模板中手动写入某位收件人的名字，否则切换记录后会出现部分内容更新、部分内容不更新的问题。

预览多条记录并完成合并打印

点击【邮件】→【预览结果】，Word会把名单中的数据代入模板。不要只看第一条，至少检查一位姓名较长、地址较长以及编号含前导0的记录，确认换行、空格、金额和分页都正常。标签或一页多份证书还要查看每条记录是否落在正确位置。

确认无误后，选择【完成并合并】。需要留档或交给同事复核，可选【编辑单个文档】生成一份已填好的新文件。版式与打印机设置都没有问题后，再输出全部记录。直接打印适合已经验证过的模板，首次制作则先小范围输出一两条记录更安全。

保留主文档和Excel数据源

完成后应保留两份原始文件：带合并域的Word主文档，以及Excel名单。下次更新Excel的行数据，即可重新连接或继续使用原有连接再次生成。版式变化时，只需调整Word中字段的位置。最终合并出来的大文件可以留作归档，但它不能替代主文档和数据源。