打印机和复印机有什么区别？一体机怎么用

判断打印还是复印，要看内容从哪里来：电脑、手机里的Word、PDF、照片等电子文件要变成纸张，用【打印】。手里已有合同、表格或证件等纸质原件，想得到纸质副本，用【复印】。同一台多功能一体机可以同时完成打印、复印和扫描，但三个功能的输入与结果并不相同。

打印机和复印机：按材料来源选功能

打印处理电子文件。在电脑或手机打开文件后，检查预览里的页码、纸张方向和份数，再选择目标打印机输出。双面资料应查看设备是否支持双面。手动双面建议试打一张，避免背面方向颠倒。

复印直接读取纸张上的内容，不必把文件传到电脑。单页原件通常放在稿台玻璃上，多页且纸张平整的材料可放进自动文档进纸器。证件、书页、照片或带折痕的纸张更适合放在稿台，避免进纸时损坏或走偏。

扫描的结果则是电子文件。纸质合同需要留档、发送给他人或以后重印时，扫描成PDF或图片更合适。复印只会直接得到另一张纸质副本。

要处理的材料	应选功能	完成后的结果
电脑或手机里的文件	打印	纸质文档或照片
已经印在纸上的原件	复印	原件的纸质副本
需要保存或发送的纸质资料	扫描	PDF、图片等电子文件

家用设备常被统称为“打印机”，不代表它一定能复印。看到设备面板有【复印】入口、稿台玻璃或自动进纸器，才说明它具备纸质原件的复印链路。购买前也应在规格页查看打印、复印、扫描分别是否支持。

纸质原件复印：把纸张和原稿放对位置

不同型号的按键名称、菜单和可用设置会有差异，但基本顺序相近。以带稿台玻璃的设备为例，开机后在纸盒中放入合适的纸张。纸张尺寸要与面板或驱动中的设置一致：准备A4纸却让设备按其他尺寸处理，可能出现缩放不符、边距异常或无法开始。

1. 将原件正面朝下放到稿台玻璃，并按设备上的定位标记对齐。多页原件若使用自动进纸器，应整理好边缘并按设备图示放入。
2. 在面板进入【复印】，选择黑白或彩色。文字合同通常选黑白。原件中的印章、照片或颜色本身需要保留，选择彩色。
3. 设置份数、单面或双面以及缩放。证件缩放、双面复印、合并到一页等功能因型号而异，先看预览或输出一张测试页更稳妥。
4. 按开始键后留意面板状态。设备扫描期间，不要提前掀开盖板或从稿台拿走原件。完成后核对文字边缘、页序和颜色。

有些机型会在显示区域闪烁时等待选择份数，设备随即开始处理。遇到误操作或原件放反，应使用面板的【停止】或取消功能中止当前作业，重新摆放原件。不要在走纸或扫描过程中硬拉纸张。

一体机怎么选：别只看“能不能打印”

偶尔输出作业、表格或电子资料的场景，重点看连接方式、纸张规格和耗材是否匹配使用频率。经常复印表格、证件或多页资料，稿台、自动进纸器、双面和纸盒容量会直接影响操作效率。资料需要交给同事或长期保存，还要查看扫描方式和文件保存路径是否方便。

• 电子文件排队却没有输出：查看设备是否在线、纸盒是否有纸，并检查打印任务是否暂停。公共设备还可能需要刷卡或在面板确认后才会开始。
• 复印件有黑边、黑点或模糊：检查原件有没有贴平、稿台玻璃是否有灰尘，并核对纸张与缩放设置。问题持续时，按本机说明执行清洁或维护。
• 自动进纸器斜走或卡纸：按照设备提示打开相应盖板，顺着走纸方向取出纸张。重新放入前拍齐纸叠，去掉订书钉、胶带和明显折角。

最后用一个判断收尾：文件原本在屏幕里，就从打印入口输出。原件已经在纸上，就从复印入口做副本。纸质内容还要留存或传送，就先扫描。把这三种结果分清后，面对单功能打印机或打印复印扫描一体机，都能知道该从哪里开始操作。