作为一个文字匠，每年要写出大量的文稿，也会看大量的资料，对这些东西如何保存也有一个技巧问题。今天就扯一扯这个话题。

说说我的做法吧。我每年看过的东西非常多，比如书报、内参、文件等等。对于这些东西我会边看边做笔记，（关于做笔记的方法我在前面说过了 ）做完笔记后就将这些东西清退。我的习惯是大约每半年就清理一次办公桌和书橱，我的办公桌和书橱里各种东西的摆放有我自己的方式，一般是涉密的文件和内参单独放一摞，公开刊物单独放一摞，几个笔记本单独放一摞，报纸每天都清走。这样放东西的好处是，到了清理的时候就不会把涉密的材料混在其他材料中，确保不会泄密。

至于各类书籍，我一般对能够随时从网上找到的学习资料类书籍都不会保留，比如那些公开见诸报端的报告、决议、讲话以及相应的辅导材料等，我都会到年底时挑出来让人清理掉，只保留少数值得以后慢慢阅读的书籍。

由于我基本上不保留书报杂志和内参、文件等材料，所以我的笔记本就变得比较有价值了。我从参加工作到现在的所有笔记本至今都在办公室里原封不动地保存，而且可以随时找到我想要找到的东西。

除了纸质版的资料之外，更重要的是电子文档。我从上世纪90年代初开始用电脑，除了中间中了两次恶性病毒导致部分文件被彻底删除之外，其他的各类材料都完好地保存在电脑中。在电脑中保存的文件都是按照年度编目录，同时在几种介质（如软盘、光盘、U盘）上都做出备份。

我在过去从事文字工作的时候，每年到年底就开始为下一年度的文件建立目录。这种目录的编目方式大致是这样的：

先分出年度来，每年一个目录，里面保存的各类文件都是从当年元旦到12月31日。有时会有一些文稿属于跨年完成的，比如经济工作会议或市委工作要点等材料，往往初稿的写作是在前面一年的年底，定稿要到元旦之后。对于这样的材料，也是严格按照每一稿的完成时间归目，因为每一稿的最后都会加上完成的年月日，所以不会发生混淆。一般情况下，我在每年一月，会抽时间把上一年度的所有材料都备份到U盘或光盘中（当然，最早的时候是备份在5英寸或3.5英寸的软盘上。由于那时的文件都是纯文档格式，所以每个文件占用的空间不大，一张3.5英寸软盘可以存1.5M，足够存一年的文件了。）

在年度目录下再建立工作文档。工作文档下再细分为如下几类：一是给我们所服务的每位领导每人建立一个目录，里面存放的都是为这位领导起草完成的各类文稿的定稿。二是建立一个名为“文件”的目录，主要存放起草完成的各类文件的定稿。三是建立一个“录音整理”目录，里面存放着经过领导审阅后的领导讲话录音整理定稿，在这个目录下也按照领导的姓名再建立下一级子目录，分别存放每位领导的录音整理定稿。（一般情况下，我们主要是整理市委主要领导的讲话录音和中央及省领导来调研视察时的讲话录音，很少整理其他领导的录音。因此在这个目录下的子目录往往就是分为市委主要领导和中央及省领导两大类目录。）四是建立一个“未定稿”目录，每个目录下面再按照前面的分类建立每位领导的文稿目录、文件目录、录音整理目录，在这些目录下的文件都是每次起草或修改的未定稿，严格按照文件名进行排序。这种排序的好处在于，每一个文稿的每一次修改稿都集中在一起，由于后面都有年月日后缀，（后缀方式是年月日，如20020703等）所以时序不会出错。

第三，还是在年度目录下，与工作文档同时建立个人文档。在个人文档中主要包括如下内容：一是学习资料子目录，把本年度内读到比较好的文章拷贝下来存进去。二是个人文件，主要包括个人年度总结或者填写的有关表格等。最重要的是每年的工作日志。我在政研室担任主任期间，要求每名副主任和处长都要在每天下班前向我报告当日工作情况，同时让司机每天下班前报告出车情况，这样做的好处在于出车情况可以与每个处长以上干部的行踪相互印证，确保工作日志的真实性。所以那时我的工作日志不仅记录我个人的工作，同时也记录所有处长以上干部的工作。当然，我个人的工作日志比较复杂，具体如何做工作日我在前面讲过。对其他人，我只是在表格上简单填入每天的工作情况。

后来，我离开了机关文字岗位，这些文件保存方式就不像过去那么严谨了，毕竟现在的岗位要求远远不如过去那么高，所以尽管还是每年编一个年度目录，但年度目录下就不再做这么细致的划分了。工作日志也是只记录我个人的工作，不管单位里班子其他成员和中层干部的情况了。

说起来，人要变懒，那是分分钟的事。从我对文稿编目的态度就可见一斑。