从纸质文件和凌乱的文件共享中解放出来。使用 DocuWare，重新控制您的文档和团队的流程。不再有共享驱动器，不再有纸质文件，不再有挫败感。管理您“文档智能之家”重要的事项。

一、不仅仅是放置文件的地方，更是使用文件的地方。

DocuWare 为小型企业提供了两项关键功能：世界一流的云文档管理以安全地捕获和组织您每天使用的信息，以及流程自动化以简单、即时的数字工作流程取代繁琐的手动方法。所有这些都在一个基于云的、高度可用的界面中，专为临时用户和要求苛刻的高级用户而设计。

组织和保护文档

• 放入文件并观察关键索引数据被自动提取和组织；
• 归档任何具有超精细访问权限和最先进加密技术的文档；
• 立即检索任何文档以供共享、编辑或注释。

自动化工作流程和任务

• 通过即时电子邮件通知分配任务并提醒团队成员；
• 自动发送关键利益相关者文件进行审查和批准；
• 设计与您现有流程保持一致的工作流程。

自动化工作流程（左）和分配用户任务（右）

连接分布式团队

• 在家工作或出差的团队成员可以立即从一个中央存储库检索文档以共享、编辑和注释
• 使用基于浏览器的客户端和移动应用程序随时随地从任何设备访问信息

通过简单的文档管理和工作流程连接移动和远程工作人员

二、中小企业如何使用 DocuWare

DocuWare 被 100 多个国家的 15000 多名客户使用。客户通常在驱动其业务核心的以文档为中心的流程中部署 DocuWare，其中速度、可靠性和安全性是最重要的。使用 DocuWare 文档管理解决方案的客户，有的团队只有两个人，有些则拥有数千名员工。

应付账款和其他财务流程

尽管 DocuWare 以我们一流的发票处理解决方案而闻名，该解决方案可简化和加快收据发票的整个流程，但它也常用于应收账款、费用管理、税务、运营和预算编制。

相关案例

On Point Custom Homes 建造定制房屋，是休斯顿屡获殊荣的建筑商之一。他们每年完成 20 套房屋（从设计建造到改建）。 该公司需要一种基于云的解决方案，该解决方案支持移动设备，允许员工从工作地点远程访问数据并审查和批准发票。 选择 DocuWare Cloud 是因为它在会计流程中提供的安全性、灵活性和移动就绪性。

销售合同和建议书

当您能够立即将产品信息、估算和合同发送给您的客户而无需进行繁琐的搜索时，仔细组织和协作处理重要的销售文件可以释放强大的竞争优势。

相关案例

Criterion Tool & Die Inc. 是第三代家族企业。他们为医疗、航空航天和光子学行业制造精确的无故障组件。政府法规要求他们在产品的整个生命周期内保留为数百名客户制造的所有零件的所有记录。这些信息现在存档在 DocuWare 中，并且对于响应销售查询的车间主管来说，就像在会计部门审计中一样容易获得。

员工记录和其他人力资源流程

集中和保护您公司的雇佣记录使您的人力资源团队能够摆脱陈旧的纸质文件，并开始自动化那些占用他们宝贵时间的手动流程，例如绩效评估、休假管理等。

相关案例

蒂拉穆克湾社区学院 (TBCC) 是一所小型学院，为多元化的学生群体提供学位课程。TBCC 需要一个负担得起的文档管理系统，以便教师快速访问学生档案以提供建议，并让人力资源人员快速访问人事档案和培训记录。一个关键因素是找到与他们的 ERP 和学生信息系统 (Jenzabar) 集成并适应其他人力资源相关任务（如工资单）的解决方案。

安全文档归档

共享驱动器和纸质文件不适合存放敏感文档。 许多客户使用 DocuWare 安全地归档大量数字信息，以防止未经授权的访问或自然灾害——并安全地摆脱箱子、文件柜和其他纸张费用。

相关案例

Henrietta 镇实施了 DocuWare 来对他们古老的文件系统进行数字化改造。部门流程曾是纸张密集型的——城镇会议记录、规划和分区案例文件、登记表、合同、索赔和诉讼只是需要永久存档的部分文件。通过实施 DocuWare 并以电子方式扫描和存储新旧文件，该镇的 500,000 多份文件可以在部门之间安全、快速地检索和共享。

三、为成长中的企业设计和搭建

用户友好的界面

使用专为日常使用而构建的界面，缩短学习曲线。

真正的云可用性

仅使用浏览器从任何操作系统、任何设备、任何时间访问任何文档。

原生移动灵活性

从您的智能手机或平板电脑捕获、检索和存储文档。

超级安全

通过一流的加密、用户访问权限和多层备份确保安全。

四、使用预配置的基于云的解决方案更快地启动文档管理

DocuWare 小型企业文档管理和工作流程自动化可以在您业务的任何领域表现出色，但我们提供两种预配置的解决方案，旨在让您在短短几天内从零开始到全速优化。每个解决方案都包含示例文档、用户配置文件、预配置的工作流程等等——所有这些都是根据我们成功部署数千名客户的经验而设计的。

发票处理——摆脱纸张和数据输入的束缚

使用智能索引将每张发票数字化，以安全存储以便即时检索。 自动化批准通知以加快付款速度并让您的团队保持正轨。

员工管理——每个员工的记录触手可及

将您的纸质记录数字化，摆脱杂乱无章的共享驱动器。 集中、有序和保护所有员工记录，并在几秒钟内获取关键信息。